Процесс интеграции



Для успешной интеграции системы отслеживания Call-tracking.by и AmoCRM необходимо выполнить несколько шагов:


Шаг 1: Войти в ваш аккаунт AmoCRM (обязательно с правами администратора). 

Шаг 2: Подключить интеграцию в личный кабинете Call-tracking.by на вкладке Интеграции - Подключенные интеграции - AmoCRM.



В открывшемся диалоговом окне выберите нужный аккаунт для интеграции.




Нажмите "Разрешить".



Шаг 3: Настроить удобные вам правила работы интеграции в личном кабинете Call-tracking.by на вкладке Интеграции - Подключенные интеграции - AmoCRM - Показать настройки



Настройка правил работы интеграции



1. Обновление информации об источнике без создания сделок и контактов



Если у вас есть собственная интеграция с телефонией (АТС, шлюзы и т.д.), которая создает сделки/контакты самостоятельно, для исключения дублирования вам необходимо в блоке "Дополнительно" выбрать чек-бокс "Только обновление" 



Данная опция не актуальна для телефонии, организованной через sipsim.by. Интеграция с телефонией sipsim.by позволяет избежать дублирования и дает возможность не конфликтующей настройки проектов. Вы можете иметь как одинаковые (если вам необходимо создавать сущности при поступлении звонков и через call-tracking и через sipsim), так и специальные настройки для звонков, поступающих через систему call-tracking.by (в таком случае вы можете иметь разные настройки).



Далее выберите условие для обновления. 



Установив чек-бокс в настройке «Не обновлять источник сделки/контакта при повторном звонке» при поступлении повторного звонка не будет производиться обновление рекламного источника. Обновление будет производиться только в случае, если поле рекламного источника пустое. В случае отсутствия данной настройки при каждом повторном звонке источник будет перезаписан на последний источник звонка клиента.



2. Автоматическое создание сделок/контактов


Для автоматического создания сделок и контактов системой Call-tracking.by настройте необходимую вам логику создания.


  • Контакты


В данном разделе укажите, создавать ли контакт при звонке и установите ответственного за контакт менеджера. 

При выборе опции "В неразобранное" будет создана заявка на контакт, которую менеджеры в системе AmoCRM смогут одобрить и создать контакт или отменить создание. 


Стандартные настройки:


ВАЖНО: Если вы хотите, чтобы рекламный источник звонка обновлялся (модель атрибуции по последнему источнику), чек-бокс "Перезаписывать последний источник звонка для существующего контакта" должен быть установлен.


  • Сделки


В данном разделе укажите условие создания сделок при звонке, кого назначать ответственным за сделку, а также выберите воронку, в которой необходимо создавать сделки. 


При выборе опции "В неразобранное" будет создана заявка на сделку, которую менеджеры в системе AmoCRM смогут одобрить и создать сделку или отменить создание.


Стандартные настройки:



ВАЖНО:
- Блок "Ответственный за сделку" редактируется только в случае, если для создания сделки выбрано одно из условий: "Всегда"/"Создавать, если нет активных сделок"/"Создавать, если нет контакта"

- Блок "Выбор воронки" - "Одна для всех менеджеров" можно редактировать только в случае, если не было выбрано "В неразобранное".

- Блок "Выбор воронки" - "В воронку менеджера" можно редактировать только в случае, если в блоке "Ответственный за сделку" выбран вариант "менеджер, принявший звонок; пользователь по умолчанию для пропущенных звонков" или "менеджер, принявший звонок; в неразобранное для пропущенных звонков".



  • Уведомления / Задачи


В данном разделе настройте показ всплывающих окон при звонке и создание задач о пропущенном звонке.


Стандартные настройки:



  • Менеджеры


В данном разделе необходимо связать телефонный номер, на который настроена переадресация вызовов, с менеджером, который отвечает на звонок по этому номеру. Это позволит назначать ответственного за сделки и контакты.


Пример:



  • Поля


Данный раздел регулирует количество информации, которая будет передана в AmoCRM.




При выборе настройки "Создавать автоматически" для полей в AMO, система call-tracking.by создаст следующие поля:


Кампания в системе колл-трекинг => Поле "Adv campaign"


Источник звонка => Поле "Source"


Страница => Поле "Page"


Utm source => Поле "Utm source"


Utm medium => Поле "Utm medium"


UTM Campaign => Поле "Utm campaign"


Ключевое слово => Поле "Keyword"


Roistat ID => Поле "Roistat ID"


Google ID => Поле "GA ID"


Yandex ID => Поле "YA ID"


В этом же разделе вы можете выбрать настройки тегирования:


- при включенной опции "Тегировать контакты и сделки" параметры utm_source, utm_medium, utm_campaign и utm_term будут проставлены тегами в контактах и сделках


- при включенной опции "Проставлять тег - Call-tracking.by" в сделки будет проставлен тег "Call-tracking.by"




ВАЖНО: После внесения изменений в настройки интеграции в личном кабинете Call-tracking.by ОБЯЗАТЕЛЬНО нажмите кнопку "Обновить".




Как работает интеграция



Как работает интеграция, если выбрана опция автоматического создания сделок и контактов



Когда поступает звонок и менеджер его принимает, среди существующих контактов в AmoCRM система производит поиск номера телефона звонящего абонента и менеджера исходя из настроек в разделе Менеджеры.
Если контакт уже создан и в настройках интеграции в личном кабинете Call-tracking.by чек-бокс "Перезаписывать последний источник звонка для существующего контакта" установлен, происходит обновление рекламного источника контакта.


Если контакт не создан, то в зависимости от настроек интеграции в личном кабинете Call-tracking.by он или создается (установлен чек-бокс на вкладке "Контакты" - "Создать контакт, если его нет в CRM"), или создается в неразобранное, или не создается.
Далее система анализирует настройки из раздела Сделки. В зависимости от настроек интеграция или создает сделку всегда, или производит поиск активных сделок и создает в случае, если активных сделок нет, или помещает заявку в неразобранное. Сделки создаются в соответствии с указанными настройками воронок.
Если установлен чек-бокс "Показывать всплывающее окно при звонке", принявшему звонок менеджеру или всем менеджерам (в зависимости от настроек в блоке "Уведомления/задачи") показывается карточка звонка.

Если звонок был принят, после его окончания системой осуществляется проверка, поставлена ли по данному контакту задача о пропущенном вызове. Если задача была поставлена, она автоматически закрывается. Если до этого была создана заявка в неразобранное, она закрывается. Звонок регистрируется в AmoCRM и к нему прикрепляется аудиозапись разговора.

Если звонок не был отвечен, согласно настройкам интеграции в личном кабинете Call-tracking.by происходит обновление/создание контакта (заявки в неразобранном), а также обновление/создание сделки (заявки в неразобранном). Осуществляется проверка, поставлена ли по данному контакту задача о пропущенном вызове. Если задачи нет, она создается. Ответственным за контакт/сделку/задачу будет установлен пользователь по умолчанию из раздела Менеджеры. Звонок регистрируется в AmoCRM.




Как работает интеграция, если выбрана опция "Производить только обновление, избегая конфликтов с собственной интеграцией"


Через 15 минут после завершения звонка система произведет поиск контакта и сделки, которые относятся к звонку, и обновит поля, которые выбраны в настройках интеграции в разделе "Поля".


Система проанализирует сделки, созданные в течение 15 минут до и 15 минут после начала вызова. Если в течение этого времени поступило несколько вызовов и создано несколько сделок, система произведет обновление ближайшей к времени вызова сделки. Поля контакта будут обновлены только в случае, если до поступления звонка поля, которые необходимо обновить, были пустыми.


 

Как построить отчет по сделкам в разрезе каналов рекламы в AmoCRM?



Для того, чтобы построить отчет по сделкам в разрезе каналов рекламы, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Зайти в AmoCRM на вкладку Сделки. С помощью фильтра выбрать нужные сделки и нажать применить.




2. Произвести экспорт выбранных сделок в Excel-файл



3. Построить сводную таблицу на основе экспортированных данных.

Для этого необходимо выделить в Excel-файле все данные и нажать Вставка > Сводная таблица > На новый лист> Ок



4. На созданном листе из раздела Выберите поля для добавления в отчет в блок Строки перетянуть Source (либо любое другое поле, подходящее для анализа: UTM Source, UTM Campaign и т.д.), в блок Значения - Бюджет.


ВАЖНО:
В блоке Значения обязательно должна быть выбрана Сумма. Для этого кликните по раскрывающемуся списку под надписью Значения и выберите Параметры полей значений > Сумма > Ок.


5. В результате должна получиться сводная таблица, в которой по строкам перечислены рекламные источники, а напротив каждого источника - сумма сделок.