Процесс интеграции



Для успешной интеграции системы отслеживания Call-tracking.by и Битрикс24 необходимо выполнить несколько шагов:



Шаг 1: Подключить интеграцию в личном кабинете Call-tracking.by 
на вкладке Интеграции - Доступные для подключения интеграции - Bitrix24


Для этого вам потребуется:

  • ваш домен Битрикс24
    Его можно определить следующим образом: скопировать ссылку на ваш кабинет в Битрикс24 до https:// (например: https://call-tracking.bitrix24.by => домен call-tracking.bitrix24.by ).




Шаг 2: Найти и добавить приложение "Импорт звонков" (calltrackingby.basic) к своему аккаунту в Битрикс24.

Для добавления приложения в Битрикс24 зайдите в аккаунт Битрикс24 и перейдите на вкладку "Приложения". В поисковой строке введите calltrackingby и установите приложение.

 

2.png

 

Шаг 3: После установки приложения "Импорт звонков" (calltrackingby.basic) в личном кабинете Call-tracking.by предоставить разрешение на загрузку данных. Для этого пользователь Битрикс24 с правами на редактирование информации должен нажать на клавишу Предоставить разрешение на загрузку:



Шаг 4: Проверить, чтобы для сотрудников в системе Bitrix24 в поле work phone были указаны телефонные номера без пробелов в формате "+375....". На основании указанных телефонных номеров будет осуществляться поиск ответственного за звонок сотрудника.



Шаг 5: Настроить удобные вам правила работы интеграции в личном кабинете Call-tracking.by на вкладке Интеграции - Подключенные интеграции - Bitrix24.




Настройка правил работы интеграции:



  • Основные
    В данном разделе вы указываете, создавать ли в CRM сущности при звонке.



1. Необходимо выбрать чек-бокс "Только обновление", если у вас есть собственная интеграция с телефонией (АТС, шлюзы и т.д.), которая создает лиды самостоятельно и важно исключить дублирование.



Данная опция не актуальна для телефонии, организованной через sipsim.by. Интеграция с телефонией sipsim.by позволяет избежать дублирования и дает возможность не конфликтующей настройки проектов. Вы можете иметь как одинаковые (если вам необходимо создавать сущности при поступлении звонков и через call-tracking и через sipsim), так и специальные настройки для звонков, поступающих через систему call-tracking.by (в таком случае вы можете иметь разные настройки).


Далее выберите условие для обновления, установив чек-бокс в настройке «Не обновлять источник сделки/контакта при повторном звонке» (настройка доступна только при выборе опции "Только обновление"). При поступлении повторного звонка не будет производиться обновление рекламного источника. 


В случае отсутствия данной настройки при каждом повторном звонке источник будет перезаписан на последний источник звонка клиента.


Как будет работать данная настройка: обновление будет производиться только в случае, если поля, которые необходимо обновлять, пустые. Исключением является поле "Дополнительно об источнике" (данное поле игнорируется системой и в случае, если оно заполнено, система call-tracking.by перезапишет его).



 

2.  Для автоматического создания сущности и показа карточки при звонке, установите чек-бокс "Показать карточку при звонке" и "Автоматическое создание в CRM сущности, связанной со звонком"




Какие сущности будут созданы (лид, сделка) зависит от настроек и режима работы CRM. Битрикс поддерживает Классический режим (в этом случае звонки попадают в Битрикс24 в качестве лидов), и Простой режим (без лидов, звонок сразу станет клиентом - то есть контактом или компанией. Одновременно с клиентом Битрикс24 автоматически создаст и сделку).


Подробнее о режимах работы  и о том как их изменить можно прочитать в документации Битрикс24.


Повторные лиды. Битрикс24 может обрабатывать повторные заявки по-разному. По умолчанию если с контактом связан активный лид или сделка - повторный лид создан не будет. Новый звонок будут добавлены к текущему элементу. Однако вы можете изменить данный механизм. Более подробно вы можете почитать о повторных лидах в документации Битрикс24.


После окончания звонка (в течение 10-15 секунд, необходимых на обработку) в Битрикс24 будет добавлена запись разговора. Запись будет отображена в карточке сущностей (лид и т.д.), а также будет видна в детализации звонков.



  • Поля
    Данный раздел регулирует количество информации, которая будет передана в Битрикс24.




ВАЖНО: После внесения изменений в настройки интеграции в личном кабинете Call-tracking.by ОБЯЗАТЕЛЬНО нажмите кнопку "Обновить"




Как работает интеграция



Как работает интеграция, если выбрана опция 
"Автоматическое создание в CRM сущности, связанной со звонком" и "Показать карточку при звонке":


Когда поступает звонок, принявшему его менеджеру (поиск осуществляется по телефонным номерам сотрудников, указанных в Битрикс24 - мы рекомендуем вносить номер менеджера в поле "Мобильный телефон" БЕЗ пробелов и каких-либо знаков) показывается карточка звонка, также в зависимости от настроек создается нужная сущность.

Если звонок был пропущен он будет зарегистрирован с необходимым статусом и будет отображен как пропущенный. Битрикс автоматически создаст дело о пропущенном звонке.

 

5.png

 

6.png

 

Как происходит обновление информации (если выбрана опция "Только обновление"):



Система обновляет сущности:

- созданные не более, чем за 36 часов до поступления звонка (то есть, если после создания сущности прошло более 36 часов, система её не обновит)

- созданные в течение 10 минут после поступления звонка (то есть, если сущность была создана по истечению 10 минут после поступления звонка, система её не обновит)

- у которых все поля, настроенные в личном кабинете в блоке "Поля", пустые (то есть, если в момент обновления система обнаруживает, что хотя бы в одном поле, которое необходимо обновить, внесена информация, сущность не будет обновлена). Исключением является поле Источник (SOURCE_ID) и Дополнительно об источнике: если эти поля заполнены, система это проигнорирует и обновит сущность.



Наше приложение в Битрикс




 


Как построить отчет по сделкам в разрезе каналов рекламы в Битрикс24?



Для того, чтобы построить отчет по сделкам в разрезе каналов рекламы, необходимо выполнить следующие шаги:


  1. Зайти в Битрикс24 на вкладку Сделки. С помощью фильтра выбрать нужные сделки и нажать Найти.

    mceclip0.png


  2. Произвести экспорт выбранных сделок в Excel-файл (Настройки > Экспорт сделок в Excel. В появившемся окне: Экспортировать все поля сделок > Выполнить. В следующем окне: Скачать файл экспорта).

    mceclip1.png

    mceclip5.png

    mceclip6.png


  3. Построить сводную таблицу на основе экспортированных данных.

    Для этого необходимо выделить в Excel-файле все данные и нажать Вставка > Сводная таблица > На новый лист> Ок

    mceclip2.png
    mceclip3.png
     
  4. На созданном листе из раздела Выберите поля для добавления в отчет в блок Строки перетянуть Дополнительно об источнике (либо любое другое поле, подходящее для анализа: UTM Source, UTM Medium, UTM Campaign и т.д.), в блок Значения - Сумма.
    mceclip7.png

    ВАЖНО: В блоке Значения обязательно должна быть выбрана Сумма. Для этого кликните по раскрывающемуся списку под надписью Значения и выберите Параметры полей значений > Сумма > Ок.

    mceclip6.png
    mceclip8.png


  5. В результате должна получиться сводная таблица, в которой по строкам перечислены рекламные источники, а напротив каждого источника - сумма сделок.

    mceclip9.png

 



Полезные ссылки: 


Как изменить режим работы CRM? 


Режимы работы CRM


Повторные лиды


Как работать с постоянными клиентами без повторных лидов?


Автоматизация